Calc - Come eseguire dei Semplici Calcoli e Formattare Celle e Tabelle in una Cartella.

a cura del Progetto di Documentazione OpenOffice.org

Indice :

1. Una breve presentazione. Introduzione agli strumenti disponibili nell'ambiente Calc

2. Calcoli Iniziali
3. Formattazione Personalizzata
4. Stampare il vostro lavoro
5. Riconoscimenti

1. Una breve presentazione. Introduzione agli strumenti disponibili nell'ambiente Calc.

Prima di iniziare ad occuparvi di calcoli avanzatissimi che indubbiamente sarete in grado di fare in un batter d'occhio, analizzate brevemente la struttura dell'ambiente di lavoro per familiarizzare con gli strumenti che vi sono stati messi a disposizione.

Appena sotto la barra del titolo (quella con la farfalla) scorgerete quattro barre dei simboli di comando :

• Una barra dei Menù

• Una barra delle Funzioni
• Una barra degli Oggetti
• Una barra di Calcolo

La barra dei Menù contiene i menù principali del modulo Calc. La barra delle Funzioni fornisce all'utente la possibilità di accedere alle icone di funzione come Apri file, Salva documento, Copia, Taglia, Incolla e altre operazioni comuni in OpenOffice.org. La barra degli Oggetti include un gruppo di strumenti che sono specifici nel calcolo e nella formattazione di celle (formato dei numeri, allineamento del testo, bordi). Infine, la barra di calcolo é preposta all'inserimento delle formule necessarie ai vostri calcoli e vi segnala, inoltre, la posizione del cursore all'interno del foglio elettronico.

NB : Alcuni credono che queste barre non possano essere cambiate, ma non è per niente vero. Infatti, è possibile modificare le icone e le funzioni ad esse associate secondo le vostre necessità, cliccando sulla barra principale o su quella degli Oggetti con il tasto destro del mouse. Apparirà un menù contestuale. Da qui, scegliete `Configura' o `Modifica' per cambiare il contenuto della barra. Potete selezionare anche la voce `Pulsanti Visibili' e aggiungere o rimuovere i pulsanti a vostra scelta. Dallo stesso menù contestuale potete pure aggiungere una barra extra, chiamata barra delle Opzioni che, normalmente, non è visibile. Questa barra contiene parecchi pulsanti addizionali, che sono utili nel posizionamento o nella modifica degli strumenti.

A sinistra dello schermo, potete notare la barra degli Strumenti (visibile qui sulla destra). Questa barra fornisce gli strumenti necessari per lavorare con il vostro foglio elettronico. Le funzioni basilari della barra sono spiegate in questo `How-to'. Nella parte inferiore dello schermo, noterete la Barra di Stato. Questa barra fornisce informazioni essenziali come l'indicazione della tabella sulla quale state lavorando, il modello di pagina e, in modalità normale, la somma delle celle sulle quali è situato il cursore.

NB : Un click con il tasto destro del mouse sul riquadro in cui c'è la scritta Somma, vi darà accesso ad un menù contestuale con altre scelte, come ad esempio, massimo, minimo...

Avrete anche notato che la cartella appena caricata contiene sempre tre tabelle, segnalate dalla presenza di tre piccole etichette sulla Barra di Stato recanti i nomi : Tabella1, Tabella2, Tabella3.

Il foglio elettronico è rappresentato come una griglia comprendente delle celle, ognuna distinta da un riferimento univoco. Il riferimento ad una cella è dato dalla sua colonna (riferimento verticale), sotto forma di lettera (p.es. A...Z ecc.), e dalla sua riga (riferimento orizzontale), sotto forma di numero (p.es. 1...65000 ecc.), Questi riferimenti appaiono sul foglio elettronico come testate di colonna e di riga a sfondo grigio. Perciò, la prima cella sulla prima riga (quella all'angolo superiore sinistro) ha come riferimento A1.

2. Calcoli Iniziali

Se siete arrivati in questa sezione senza aver letto i paragrafi precedenti, sarebbe comunque una buona idea tornare indietro e leggerli, perché i termini che saranno usati qui sono stati introdotti nel capitolo precedente. Tuttavia, se siete troppo impazienti, stanchi, agitati o persino annoiati per farlo, continuate a leggere e vi illustreremo come eseguire le addizioni con Calc !

Come già detto innanzi, i riquadri formati dalla griglia sono chiamati celle. In queste celle potete inserire testo, numeri o formule. Naturalmente, l'intera "ragione d'esistere" di una applicazione per fogli elettronici, è la capacità di eseguire dei calcoli all'interno di queste celle.

• Nella cella A1 digitate (senza i doppi apici) "=5"
• Poi premete sulla vostra tastiera il tasto `Invio'
• Sulla cella vedrete apparire "5", perché il risultato dell'operazione compare automaticamente.

Il vostro cursore ora dovrebbe trovarsi sulla cella immediatamente sottostante alla cella A1, ma se cliccate ancora una volta sulla cella A1, vedrete sulla barra di Calcolo l'operazione matematica che avete appena inserito.

Andiamo avanti : ora digitate 6 nella cella A2 e vogliamo che il risultato dell'addizione da cella A1 a cella A2 sia visualizzato in cella A3. Ecco come fare :

• Posizionate il cursore sulla cella A2, e digitate 6
• Confermate questo inserimento premendo il tasto 'Invio', il cursore si sposterà alla cella A3
• Digitate (senza i doppi apici) "=A1"
• Confermate con `Invio', e vedrete il risultato "11" visualizzato in cella A3

Quest'ultimo calcolo è stato eseguito utilizzando i riferimenti di cella e non i valori assoluti.

Andiamo ancora avanti e proviamo a sommare un'intera colonna di celle, cioé un intervallo. Cliccate sull'etichetta Tabella2 per aprire una tabella vuota.

• Digitate alcuni numeri a caso nelle celle da A1 a A9
• Confermate con `Invio', ed il cursore si sposterà alla cella A10
• Digitate (senza i doppi apici) "=somma(A1:A9)"
• Confermate con `Invio', e vi verrà mostrato il risultato sulla cella A10, mentre la formula sarà visibile nella barra di Calcolo.

Digitando il doppio punto [ : ] tra i riferimenti di cella, non avete fatto altro che dire al programma di sommare i valori dell'intervallo di celle da A1 a A9. L'intervallo è evidenziato sullo schermo da un bordo di colore rosso.

Digitando `somma ()', avete comunicato al programma il tipo di operazione matematica che volete eseguire sulle relative celle incluse tra parentesi.

NB : Avrete probabilmente notato che quando avete iniziato a digitare `somma', Calc ha suggerito il completamento della formula. È la funzione di Completamento Automatico, mediante la quale se siete d'accordo con il suggerimento dato da OpenOffice.org è sufficiente premere `Invio', e il cursore sarà posizionato automaticamente tra le parentesi così che tutto quello che vi resta da fare è di inserire gli estremi dell'intervallo.

Bene, rifacciamolo ancora, solo che questa volta al posto del doppio punto mettiamo un punto e virgola (;) tra A1 e A9. Noterete che il risultato è completamente diverso. In questo caso, avete solo sommato il contenuto della cella A1 a quello della cella A9 e non l'intero intervallo. Quindi, per sommare due intervalli di celle, basta digitare "=somma(A1:A9;B1:B9)".

Potete anche selezionare gli intervalli da sommare, usando il mouse. Dopo aver digitato "= somma(" nella cella di partenza, cliccate sulla prima cella dell'intervallo e tenendo premuto il tasto del mouse, trascinate la selezione fino all'ultima cella, quindi rilasciate il tasto del mouse, e vedrete il completamento della formula inserito automaticamente nella barra delle Formule.

NB : Se il numero da visualizzare fosse troppo lungo rispetto alla lunghezza della cella, sarà rimpiazzato da una serie di diesis musicali (###). Per adattare la dimensione della cella, basta cliccare sulla parte destra del relativo separatore di colonna e trascinare il separatore stesso verso destra (per allargare) o verso sinistra (per restringere). Si può ottenere lo stesso risultato utilizzando il comando Formato - Colonna - Larghezza Ottimale.

Ancora sui riferimenti

È importante avere una certa abilità con i riferimenti se vorrete eseguire dei calcoli sulle celle contenenti formule.

Un riferimento relativo è un intervallo nel quale le relazioni variano se la formula viene spostata :
p.es.. : se copiate la formula "=somma(A1:A9)" sulla colonna B della stessa riga, diventerà "=somma(B1:B9)"

Un riferimento assoluto è utilizzato quando un calcolo deve riferirsi esattamente ad una determinata cella del foglio elettronico. Per esempio la scritta $A$1 indica il riferimento assoluto alla colonna A e alla riga 1. Di conseguenza $A1 è usato come il riferimento assoluto alla colonna A e A$1 come riferimento assoluto alla riga 1.

Ora che abbiamo finito di imparare come fare dei semplici calcoli, alleniamo la mente (e le dita) con alcune sottrazioni, moltiplicazioni e divisioni !

3. Formattazione Personalizzata

Il vostro foglio elettronico contiene tre tabelle, Tabella1,2,3. Daremo un nome ad ogni tabella (dopo tutto, ci torna utile per ricordarle facilmente !). Cliccate con il tasto destro del mouse sull'etichetta Tabella1, vi apparirà un menù contestuale con la scelta `Rinomina'. Cliccate su questa opzione. Nella finestra successiva, inserite il nome che volete dare alla tabella e cliccate su `OK', sull'etichetta della tabella sarà visibile il nuovo nome.

Avrete di certo notato che questo menù contestuale contiene anche le scelte per inserire o cancellare la tabella così come quella per spostarlo o per copiarlo. Ogni volta, una finestra di dialogo vi permetterà di specificare la scelta corretta.

Lavoriamo un pò con la formattazione di cella. Supponendo che vogliate inserire il titolo del vostro foglio elettronico su parecchie tabelle, dovrete :

• Selezionare tutte le tabelle nelle quali dovrà apparire il titolo. Poi con il mouse, cliccate sulla prima cella del titolo e trascinatelo fino all'ultima .
• Dalla barra dei menù, selezionate : Formato - Unisci Celle- Definisci

• Selezionate la cella del titolo
• Dalla barra dei menù, selezionate: Formato - Cella
• Nella finestra di dialogo che apparirà, cliccate sull'etichetta `Allineamento'
• Scegliete il tipo di orientamento (orizzontale o verticale)
• Cliccate su `In centro' nel relativo elenco a discesa
• Se volete, su questa finestra di dialogo, avete a disposizione anche altre opzioni.
• Cliccate su `OK'

Avrete notato che la finestra di dialogo `Attributi Cella' comprende un certo numero di etichette relative alla formattazione di cella (Carattere, Effetto Carattere, Allineamento). Potete arrivare alla stessa finestra di dialogo anche cliccando con il tasto destro del mouse su una cella e scegliendo `Formatta celle'. Naturalmente, anche la barra delle funzioni contiene alcune di queste formattazioni.

Diamo uno sguardo alle ultime tre icone della barra delle funzioni. Queste tre icone vi permettono di posizionare il testo in alto, al centro e in basso della rispettiva cella. Davvero pratico !

Un ultima cosa, per fare in modo che le celle contenenti del testo risaltino sulla tabella rispetto a quelle contenenti numeri e formule, potete utilizzare l'opzione `Evidenzia Valori' :

Dalla barra dei menù, scegliete Visualizza - Evidenzia Valori,

Vedrete che tutte le celle di testo saranno visualizzate in nero, quelle dei numeri in blu e quelle delle formule in verde.

NB : Per formattare direttamente la vostra cella come una contenente testo, inserite un apostrofo ( ` ) prima di digitarne le parole, p.es. : `Prezzo

Finalmente, la nostra tabella comincia a prendere forma !

Guardiamo ora le regolazioni di pagina. Se vi risulta più semplice lavorare con uno stile di pagina orizzontale, fate così :

• Dalla barra dei menù, scegliete Formato - Pagina
• Cliccate sull'etichetta `Pagina'
• Alla sezione 'Allineamento', cliccate sul pulsante di opzione `Orizzontale'
• Confermate con `OK'

Per essere sicuri che la vostra tabella è stata salvata nel formato orizzontale, cliccate su File - Vista Pagina nella barra dei menù.

Analizzando ancora per un attimo la finestra modello di pagina, noterete la possibilità di aggiungere la riga di intestazione, il piè di pagina e naturalmente la numerazione delle pagine.

Vediamo questo aspetto più in dettaglio :

• Dalla barra dei menù, scegliete Formato - Pagina
• Cliccate sull'etichetta `Piè di pagina'
• Nella finestra che vi apparirà, cliccate sulla casella di selezione `Attiva piè di pagina'
• Il pulsante `Extra...' vi permette di aggiungere un bordo o uno sfondo al piè di pagina
• Cliccate sul pulsante `Modifica...'

Nella finestra che vi apparirà, vedrete tre finestre più piccole e una serie di icone. Le finestre più piccole corrispondono alle tabulazioni inserite nel piè di pagina e le icone ai comandi di campo. Quella che ci interessa è distinguibile da un simbolo musicale di diesis (#) .

• Posizionate il cursore su una delle finestre più piccole a vostra scelta
• Cliccate sull'icona `Pagina' (contraddistinta da un singolo #) e vedrete il numero di pagina evidenziato sulla finestra da voi selezionata
• Cliccate su `OK' per ritornare alla finestra `Modello di Pagina'.
• Cliccate su `OK' per chiudere questa finestra.

NB : Ovviamente potete inserire qualsiasi testo desideriate sulla riga di intestazione o sul piè di pagina e allo stesso modo, il logo della vostra compagnia o del vostro gruppo.

4. Stampare il vostro lavoro

Può essere che vogliate stampare solo una parte del vostro foglio elettronico, o una sola tabella, oppure addirittura, l'intera cartella di lavoro.

Per stampare solo una determinata area della tabella procedete come segue :

• Selezionate con il mouse o con la tastiera la zona che desiderate stampare
• Scegliete Formato - Aree di stampa dalla barra dei menù.
• Cliccate su `Definisci'

Vedrete che l'area di stampa selezionata apparirà sulla tabella contornata da sottili linee di colore grigio. Potete accertarvi sulla corretta selezione dell'area da stampare guardando l'anteprima su vista pagina.

NB : Sul menù a discesa sotto la voce Formato - Aree di stampa, potete aggiungere anche altre aree da stampare del vostro documento. Selezionate l'area e cliccate su Aggiungi. Questa seconda area di stampa verrà stampata su un secondo foglio (anche se sullo schermo è una parte della stessa tabella).

Per stampare una singola tabella della vostra cartella di lavoro:

• cliccate su File - Stampa sulla barra dei menù
• Nella finestra di dialogo che apparirà, sotto il gruppo `Aree di stampa', cliccate sul pulsante di selezione `Pagine' e inserite il numero di pagina che desiderate stampare.
• Cliccate su `OK' per iniziare la stampa

Nello stesso gruppo Aree di stampa della finestra di dialogo, potrete indicare per esempio (2,3) per stampare la pagina 2 e la pagina 3 oppure (2-5) per stampare da pagina 2 a pagina 5 comprese .

Un metodo più veloce è selezionare le tabella da stampare e poi cliccare sull'icona stampa file direttamente nella barra delle funzioni. Si procede in questo modo :

• Cliccate sull'etichetta di tabella nella parte inferiore della tabella stessa e selezionate quelle che desiderate stampare tenendo premuto il tasto CTRL sulla vostra tastiera. In questo modo, fate una selezione multipla delle tabelle.
• Cliccate sull'icona `Stampa file direttamente' nella barra delle funzioni. Funziona !
• Per annullare la selezione, cliccate ancora una volta sull'etichetta di tabella tenendo premuto il tasto CTRL .

Per stampare solo determinate colonne o righe della vostra tabella :

• Selezionate le righe o le colonne da stampare
• Selezionate `File - Stampa' dalla barra dei menù
• Sulla finestra di dialogo che appare, cliccate sulla casella `Scelta' nel gruppo `Aree di stampa'
• Cliccate su `OK'

5. Riconoscimenti

Autrice : Sophie Gautier

Ringraziamenti a : Alexander Thurgood per il suo prezioso aiuto

Integrazioni a cura di : Gianluca Turconi

Ultima modifica : 16 Gennaio, 2002

Contatti : Progetto di Documentazione OpenOffice.org http://whiteboard.openoffice.org/doc/index.html

Traduzione : Alexander Thurgood

Traduzione italiana : Giuseppe Celant