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Writer - Gestire i documenti

Le basi essenziali per diventare subito operativi con OOo

Creare un nuovo documento
Per creare un nuovo documento possiamo operare in diversi modi. Quello più facile è di cliccare sul simbolo del foglio sulla barra delle funzioni: in questo modo si aprirà direttamente un foglio bianco pronto per essere scritto.
Un secondo metodo è quello di scegliere File-> Nuovo -> Documento di testo, così facendo si ottiene lo stesso effetto del metodo visto sopra.
Un terzo metodo è quello di scegliere File -> Nuovo -> Modelli e Documenti, che tra le altre cose ci permette di creare un documento partendo da modelli standard.
Inserire testo

Per scrivere del testo, una volta creato un nuovo documento, è sufficiente digitare sulla tastiera, senza preoccuparsi di andare a capo. Writer passerà automaticamente alla riga (o pagina) successiva quando necessario. Però per poter utilizzare Writer con maggiore efficienza è opportuno conoscere anche i tasti della tastiera non associati ai caratteri (Figura 1-1).
Partiamo dal tasto posto in alto a sinistra: il tasto ESC, serve principalmente per chiudere le finestre di dialogo ed equivale a premere sul pulsante annulla; accanto al pulsante ESC ci sono dodici tasti chiamati "tasti funzione" ai quali viene solitamente associata una funzione, ad esempio il tasto F1 apre la guida in linea. Sotto i tasti funzione troviamo la parte principale della tastiera (quella con le lettere), ovviamente sorvolo sui tasti che rappresentano lettere e numeri e passo subito al tasto TAB che permette di creare, ad ogni pressione, una serie di spazi sempre uguale. Sotto al tasto TAB abbiamo il tasto Lucchetto (o maiusc-lock) che permette di scrivere le lettere in maiuscolo; appena premuto si accenderà una luce sulla parte destra della tastiera a segnalare che il blocco è attivo.

tastiera

Figura 1-1 -- La tastiera

Sotto al tasto Lucchetto, c'è il tasto MAIUSC ripetuto anche sulla destra che ha la funzione di far apparire il secondo simbolo presente su un tasto, nel caso delle lettere le farà apparire in maiuscolo (MAIUSC+1 danno !, MAIUSC + d danno D). Poi c'è il tasto control (CTRL) che non ha nessuna funzione da solo e viene utilizzato in combinazione con altri tasti (CTRL+c permette di copiare il testo selezionato). Il pulsante ALT viene anch'esso usato in combinazione con altri tasti (ALT + F4 chiude la finestra attiva). ALT GR mostra il terzo simbolo sui tasti che ne hanno tre. Il tasto Invio serva ad andare a capo e a dare conferma dei valori immessi nelle finestre. Sul tasto invio c'è il tasto Backspace (<--) che permette di cancellare il carattere alla sinistra del cursore.
Poi abbiamo i tasti cursore che permettono di muoversi all'interno dei documenti e sopra questi il tasto Canc, che cancella il carattere alla destra del cursore, il tasto HOME (freccia che punta in alto a sinistra) che porta il cursore all'inizio del rigo e il tasto fine, che porta il cursore alla fine della riga. Pag su e pag giù permettono di muoversi di una schermata su o di una schermata giù nel documento.
Infine abbiamo il tastierino numerico, simile ad una calcolatrice; qui l'unico tasto di rilievo è Bloc Num che permette di attivare o disattivare il tastierino.

Usare la funzione "cursore diretto"

Solitamente si possono inserire caratteri solo in maniera progressiva: ad esempio non è possibile scrivere direttamente in fondo ad un foglio bianco. Per poterlo fare dobbiamo inserire una serie di "a capo" col tasto <INVIO> e si "caratteri spazio" con la barra spaziatrice. Per evitarci questo lavoro Writer ci viene incontro con un'utile possibilità: attivando la funzione cursore diretto (), potremo cliccare in un qualunque punto del foglio e incominciare a scivere; sarà Writer che si occuperà di inserire gli " a capo", gli "spazi" e le tabulazioni necessarie. A seconda della zona in cui si clicca, cambia però la modalità di allineamento del paragrafo che verrà creato (nda l'allineamento del paragrafo lo vedremo più avanti) come viene riassunto nella seguente tabella:

Icona
Effetto del click Allineamento a sinistra Allineamento centrato Allineamento a destra

Inserire caratteri speciali

Sulla tastiera sono presenti solo i caratteri più comuni; per inserirne di particolari, possiamo scegliere la funzione presente nel menù Inserisci -> Carattere speciale (Figura 1-2). Dalla finestra che si aprirà potremo scegliere il caratteri speciale desiderato, cliccando sui vari caratteri verranno aggiunti ai caratteri da inserire nel documento (vedi in basso nella Figura sotto) e ne apparirà un'anteprima più grande al lato (Figura 1-2). Dopo aver scelto tutti i caratteri che ci interessano clicchiamo su OK per inserirli nel documento. Se abbiamo inserito un carattere non desiderato possiamo cliccare su Annulla per cancellare tutti i caratteri scelti fino a quel momento. Nota: se vogliamo vedere un'anteprima ingrandita dei caratteri senza inserirli nella lista possiamo tenere premuto il tasto sinistro del mouse e trascinare sui caratteri, appena rilasceremo verrà inserito l'ultimo carattere selezionato.

caratteri speciali

Figura 1-2 -- Inserisci simbolo

Salvare un documento

Appena terminato la stesura del nostro documento (in realtà è meglio se facciamo questa operazione spesso, anche prima di aver finito il documento: black-out e crash del del computer possono essere dietro l'angolo) possiamo salvarlo: File -> Salva con nome oppure cliccare sul pulsante Salva (). Se è la prima volta che salviamo il file ci apparirà la seguente finestra:

salvare file

Figura 1-3 -- La finestra di dialogo "Salva"

La finestra è simile a quella "Apri" (vista nella parte Primi passi con...): nella parte superiore troviamo la finestra principale ed altri pulsanti che ci permettono, tra l'altro, di creare nuove cartelle e cambiare la visualizzazione dei file e nella parte inferiore ci sono le caselle per inserire il nome del file, il tipo (vedi oltre) e alcune opzioni. Per salvare sarà sufficiente scegliere la cartella in cui salvare il file e dare un nome al file nella casella "Nome File".

Se il documento era già stato salvato in precedenza, premendo il documento corrente sostituirà quello memorizzato in precedenza, mantenendo inalterato il nome e la posizione sul disco.


Salvataggio automatico. È possibile impostare Writer in modo che salvi il documento automaticamente ogni tot minuti. Per farlo bisogna andare in: Strumenti -> Opzioni e scegliere la scheda Salva dove potranno essere trovate tutte le informazioni (Figura 1-4). In questa scheda sono presenti anche altre comode funzioni.

Figura 1-4 - Salva: opzioni generali

 

Proteggere il documento

Per impedire a persone diverse da quelle che noi vogliamo di leggere o modificare i nostri documenti, possiamo impostare una password. Scegliamo File -> Salva con nome nella parte in basso della finestra che si aprirà mettiamo un segno di spunta accanto alla voce "Salva con password" e diamo <INVIO>. A questo punto, il computer ci chiederà di scrivere la password e di reimmetterla (Figura 1-5), per verificare che siano state scritte correttamente (quando inseriamo la password al posto delle lettere appariranno asterischi).

password

Figura 1-5 -- Le password

Scambiare i documenti

Writer permettere di salvare i file in diversi formati per permettere la possibilità di scambiare i dati con utenti che usano programmi diversi, o anche una versioni meno recenti di Writer/StarWriter. Per usufruire di tale possibilità andiamo in File -> Salva con nome, possiamo notare nella finestra che si aprirà la zona dedicata al tipo di file (Figura 1-3); qui possiamo scegliere tra i numerosi formati messi a disposizione da Writer, è opportuno, però, tenere a mente che salvando in un formato diverso da quello Writer non siamo certi che vengano salvate tutte le caratteristiche di formattazione. Tra i formati in cui è possibile salvare c'è anche quello di Microsoft Word e il formato HTML.
Nota: il salvataggio in altri formati è buona purché i documenti originali non siano troppo complessi. Per sicurezza è meglio tenere una copia nel formato nativo di OpenOffice.
Nota 2: se volete salvare i file in un formato diverso da quello di OpenOffice.org senza doverlo selezionare dall'elenco, potete andare in Strumenti -> Opzioni e scegliere la scheda Carica/Salva. Qui può essere impostato il formato in cui salvare i file (Figura 1-4).

Selezionare e sostituire il testo

Imparare a selezionare le diverse parti del testo è fondamentale per ottenere il massimo da Writer. Vediamo i diversi tipi di selezione e come realizzarle:

Parte da selezionare Metodo
Carattere Cliccare col mouse, tenere premuto e trascinare
<MAIUSC>+Frecce direzionali
Parola Doppio click all'interno della parola
Riga Triplo click
Intero documento <CTRL> + Click all'interno del documento
<CTRL> + A
Oggetti (Immagini, ecc.) Singolo click
Altre parti Cliccare col mouse e trascinare
<MAIUSC> + Frecce direzionali
Dopo aver selezionato del testo la pressione di un qualunque tasto sostituirà la parte evidenziata. Premendo CANC verrà cancellata, premendo "a" verrà scritta a al posto di tutta la zona selezionata, ecc...
Spostarsi all'interno dei documenti

 

Combinazioni di tasti Effetti
Frecce direzionali Permettono di muoversi all'interno del testo scritto in accordo con le direzioi delle frecce.
HOME Porta il cursore ad inizio rigo
FINE Porta il cursore a fine rigo
CTRL + HOME Porta il cursore a inizio pagina
CTRL + FINE Porta il cursore a fine pagina
Pag Su Sposta il cursore di una schermata su
Pag Giù Sposta il cursore di una schermata in basso
Il menu Finestra

Questo menu consente due cose (Figura 1-5):

  • Aprire una nuova vista del documento attuale
  • Spostarsi tra i documenti di Writer attualmente aperti

Figura 1-5 -- Il menu Finestra

Aprendo una nuova vista potremo lavorare sullo stesso documento visualizzandolo in modo diverso, per esempio in diversi ingrandimenti o in diverse zone. La cosa importante da ricordare è che il documento è lo stesso e quindi una modifica in uno qualunque dei documenti si rifletterà su tutti gli altri.

L'altra funzione di questo menu è quella che ci permette di spostarci da un documento aperto ad un altro aperto semplicemente scegliendolo da questo menu.

Copia, taglia e incolla

Copia, taglia e incolla sono le funzioni più utilizzate nei programmi di elaborazione di testo, esse permettono di spostare o duplicare parti del testo da una zona all'altra. Con la coppia Copia/Incolla duplicheremo il testo. Con la coppia Taglia/Incolla lo sposteremo. Queste operazioni possono essere fatte in diversi modi, dopo aver selezionato il testo possiamo:

  • Scegliere le icone:
  • Premere i tasti CTRL + C o X o V
  • Scegliere le voci appropriate dal menù Modifica
  • Cliccare sulla parte selezionata e trascinarla nella nuova posizione. Tenendo premuto il tasto CTRL durante l'perazione il testo sarà copiato:

Usare annulla ripeti

Se per errore compiamo un'operazione indesiderata; il metodo per tornare indietro è molto semplice:

  • Modifica -> Annulla
  • Scorciatoie da tastiera: CTRL+Z

Se annulliamo troppe operazioni possiamo ripristinare le operazioni annullate con:

  • Modifica -> Ripristina

Nota: Tenendo premuto per qualche secondo sulle icone Annulla/Ripristina apparirà un elenco delle operazioni annullabili o ripristinabili.

Trovare e sostituire il testo

Le funzioni Cerca e Sostituisci (Modifica -> Cerca e sostituisci o ) permettono di ricercare e/o sostituire parole all'interno di un documento (Figura 1-7):

Il meccanismo più semplice per usarlo è quello di inserire la parola da cercare e eventualmente quella con cui sostituire la prima. Poi cliccando su cerca/sostituisci o cerca tutto/sostituisci tutto, cercheremo o cambieremo le parole una alla volta o tutte insieme senza che il programma ci chieda conferme o altro.
In più agendo sulle opzioni presenti in questa finestra possiamo cercare parti del testo in base al loro formato, ai loro attributi, ecc...

Le proprietà del file

I file contengono diverse informazioni che vengono inserite automaticamente da Writer, possiamo vedere quali sono andando in File -> Proprietà (Figura 1-8).

Figura 1-8 -- Proprietà del file

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