Writer - La stampa unione (parte 2)

Seconda parte del tutoriak sulla stampa unione.

Sommario

• Parte prima
• Parte seconda

Inserire i campi unione nel documento principale

Ora non ci resta altro da fare che dire al programma dove inserire i campi nel documento principale: il primo metodo consiste nel trascinare l'intestazione della colonna della tabella di Figura 8 nel punto della lettera in cui vogliamo inserire il relativo campo.In alternativa c'è un procedimento un po' più complesso ma ugualmente funzionante.

Scegliete dal menù Inserisci / Comandi di campo / Altro e selezionate la scheda Database, il tipo Form letter field e espandete il database a destra fino a mostrare i campi interessati. Selezionate poi il campo che vi interessa cliccandoci sopra e cliccate sul pulsante Insert in basso (Figura 9). Quindi, senza chiudere la finestra precedente, posizionate il cursore nel punto in cui volete inserire il secondo campo, selezionatelo e premete Insert.

Continuate così fino ad inserire tutti i campi.

Figura 9 -- Inserire i campi

Il risultato sarà il seguente, appariranno i nomi dei campi racchiusi da parentesi angolari (Figura 10):

Figura 10 -- Risultato

Vi manca però ancora un passo. Unire i due file per effetuare la vera e propia stampa unione.

L'unione dei documenti

Ora possiamo ultimare il lungo procedimento di stampa unione. Scegliamo dalla barra di database il pulsante col simbolo della lettere (il penultimo in Figura 11 ).

Figura 11 -- La barra Database

Dalla finestra che si aprirà (Figura 12) decidiamo se creare un nuovo documento Writer per ogni lettera personalizzata (File), mandare il risultato in stampa (Printer), o infine unire i file in e-mail (Elettronic). Possiamo inoltre scegliere se unire tutti i dati (Record / All) o solo un intervallo (Record / From). Appena pronti cliccate su OK.

Figura 12 -- La finestra di dialogo "Form letter"

Quando uniamo i documenti a “file” verrà creato un file per ogni lettera personalizzata.

Il procedimento è abbastanza lungo ma dopo alcune prove sarete capaci di risparmiare un bel po' di tempo nella stesura di questo tipo di documenti.

Salvare il documento principale

Se pensiamo che il documento principale possa servirci ancora possiamo salvarlo; in questo modo se dovessimo applicare la stampa unione a questo documento dovremo ripetere solo l'ultima fase: quella dell'unione vera e propria (ricordiamoci di salvare anche il database).

Utilizzare un foglio elettronico come sorgente dati

Apriamo un nuovo foglio elettronico: File / Nuovo / Foglio elettronico e inseriamo i nominativi dei destinatari delle lettere, ricordandoci di inserire un'intestazione (Figura 13).

Figura 13 -- Il foglio elettronico

Apriamo poi lo strumento per la gestione delle origini dati (Strumenti / Sorgente dati...), poi creiamo una nuova sorgente dati premendo sul pulsante New data source, impostiamo i parametri nella scheda General (Name = indirizzi, Database type = spreadsheet, Data source URL = il nome del file del foglio elettronico).

Figura 14 -- Impostazioni per la sorgente dati

Da questo momento in poi il procedimento è lo stesso visto per un database.