Writer - La stampa unione (parte 1)

Att.: se vi interessa la stampa unione per MS Word potete andare QUI.

Sommario

• Parte prima
• Parte seconda

Introduzione

Questo documento vuole presentare il modo col quale effettuare la stampa unione nel modulo di scrittura di Openoffice.org.

Vi sarà capitato sicuramente di ricevere lettere pubblicitarie indirizzate a voi personalmente; ovviamente quelle lettere non sono state scritte a mano, ma utilizzando un meccanismo chiamato "stampa unione". Esso consiste nella unione di un file, contenente dati (per esempio nominativi), ad un altro file, il documento principale (per esempio una lettera), per ottenerne un terzo (le lettere "personalizzate"). Nel caso delle lettere dovrete quindi scriverne solamente una, il modello, e poi fare in modo che Writer vada a prendere gli indirizzi dalla sorgente dati. Il procedimento alla fin dei conti è abbastanza semplice anche se la sua lunghezza e le varie opzioni possono creare difficoltà a molti nella fase iniziale di apprendimento.

La stampa unione può essere utilizzata, oltre che per le lettere, anche per creare altri documenti "ripetitivi", come cataloghi, buste, etichette.

Nel nostro caso vedremo come creare lettere personalizzate che sono l'applicazione principale della stampa unione; teniamo, però, a mente che lo stesso procedimento può essere utilizzato anche negli altri casi.

Creare lettere personalizzate

Come detto sopra avremo bisogno di due file il documento principale e una fonte di dati. Per il primo documento apriamo un nuovo documento e creiamo la lettera tipo che sarà identica per tutti i vari destinatari. Un esempio può essere il seguente:

Spett. Nome Cognome Indirizzo
siamo lieti di comunicarLe la nostra ultima promozione.
Distinti saluti

e andiamo avanti tenendo presente che il nostro obiettivo è quello di inserire dopo "Spett." il nome, il cognome e l'indirizzo dei nostri mille clienti. I nominativi li preleveremo dalla sorgente dati. Essa altro non è che un file contenente l'elenco dei nominativi che ci serviranno; può essere costituita da diversi tipi di file: da un file di testo (.txt), da un database, da un foglio di calcolo, ecc. La sorgente dati può riferirsi ad un file esistente o ad uno creato ex novo come andremo a fare.

Utilizzare un database

Dirigiamoci su Strumenti / Sorgente dati... si aprirà la seguente finestra:

Figura 1-- Amministrazione sorgente dati

Clicchiamo sul pulsante Nuova sorgente dati nella parte sinistra, in questo modo apparirà una nuova voce nell'elenco di sinistra:

Figura 2 -- Pulsante "nuova sorgente dati"

Proseguiamo impostando i vari parametri per il nuovo database. Iniziamo dalla scheda Generale (Figura 3), scriviamo il nome del database, scegliamo bDase nella voce Tipo Database e impostiamo nell'ultima voce la cartella che conterrà il file del database (cliccando sul pulsante a destra).

Figura 3 -- La scheda General

Possiamo lasciare inalterata la seconda scheda e passare direttamente alla terza Tabelle. Qui clicchiamo sul primo dei tre pulsanti visibili in Figura 4 per creare una nuova tabella.

Figura 4 -- Le tabelle

Ci apparirà una nuova finestra, familiare a chi ha già usato un database, in cui dovremo semplicemente inserire i nomi dai campi, ossia i nomi degli attributi che vogliamo far apparire nella lettera (nome, cognome, indirizzo)(Figura 5).

Figura 5 -- Inserire i campi

Lasciamo inalterate tutte le altre opzioni. Finito il lavoro salviamo la tabella (File --> Salva o clicchiamo sull'icona del dischetto) ricordandoci di darle un nome per individuarla in seguito con più facilità (Figura 6).

Figura 6 -- Salvare la tabella

A questo punto abbiamo creato una sorgente dati ma è vuota, non contiene alcun nominativo, cerchiamo di rimediare a tale situazione. Facciamo apparire la finestra “sorgente dati” (F4 o Visualizza / Sorgente dati). Nella parte sinistra avremo l'elenco dei database disponibili, individuiamo quello che ci interessa ed espandiamone il contenuto cliccando sui segni +

Figura 7 -- Mostrare le tabelle

Clicchiamo infine sul nome della tabella che ci interessa, facendo apparire sulla destra una tabella vuota, ma con le intestazioni che abbiamo inserito prima. Inseriamo i nostri dati nelle celle vuote (Figura 8) e andiamo avanti.

Figura 8 -- Inserire i dati nella tabella